Como 'readaptar' funcionários ao escritório após trabalho remoto

O trabalho remoto está funcionando — então, por que precisamos de um espaço físico? O trabalho remoto está funcionando — então, por que precisamos de um espaço físico?
Getty Images por BBC
Os funcionários da LendingTree, plataforma de empréstimos online com sede em Charlotte, na Carolina do Norte, EUA, ainda estão trabalhando em mesas e sofás, pátios e bibliotecas.
Mas em vez de fazer isso remotamente, eles estão em um escritório corporativo que foi redesenhado para incluir ambientes que imitam o home office.
A LendingTree chama o conceito de “resi-mercial”.
“É uma mistura de ambiente residencial e comercial”, explica Jill Olmstead, chefe de recursos humanos e diretora de administração da LendingTree.
“A ideia é que seja confortável, e você queira estar aqui tanto quanto gostaria de estar em casa.”
Quando o mundo fez a transição para o trabalho remoto no início da pandemia de covid-19, a capacidade de adaptação dos funcionários se tornou rapidamente evidente.
Um grande número de pessoas, repentinamente forçadas a trabalhar de casa, foram capazes de fazer seu trabalho tão bem — ou, em alguns casos, até melhor — do que no escritório.
Uma pesquisa com quase um milhão de funcionários de empresas da lista Fortune 500 (maiores companhias dos EUA por receita total) mostrou que a produtividade permaneceu estável ou aumentou depois que os profissionais começaram a trabalhar remotamente.
Em suma, os trabalhadores provaram que o trabalho remoto é possível e lucrativo.
Algumas empresas grandes, sobretudo na área de tecnologia, incluindo Facebook, Upwork e Slack, estão migrando para o trabalho remoto permanente.
Muitas outras, porém, estão incentivando o retorno ao escritório, seja em meio expediente ou tempo integral.
Mas agora que vimos como somos capazes de fazer nosso trabalho com eficiência de casa e encontramos métodos que nos mantêm conectados aos colegas, para que realmente serve o escritório — e será que é possível fazer os funcionários quererem estar lá?
É uma pergunta iminente que as empresas estão tentando responder.
O que o escritório oferece
Em termos de desempenho, um escritório não é necessário para a produtividade, avalia Ethan Bernstein, professor associado de administração de empresas na Harvard Business School, nos EUA.
Mas só porque não precisamos estar no escritório para realizar tarefas de trabalho com eficácia, não significa que seja inútil.
Há várias funções que um espaço físico de escritório pode cumprir, diz ele, mesmo que as pessoas ainda estejam realizando grande parte do trabalho de casa.
“Se você pensa no escritório como um complemento, então não pergunta o que os escritórios podem fazer que o trabalho remoto não pode”, diz Bernstein, “mas como podemos usar o escritório para fazer o que estamos fazendo remotamente de forma mais eficaz? Se o trabalho remoto se tornar o padrão, talvez o escritório esteja lá para consolidar relacionamentos, apresentar pessoas e construir relacionamentos deliberadamente.”
Depois de mais de um ano de trabalho remoto em tempo integral, Olmstead, da LendingTree, diz que o novo escritório foi aberto para um número limitado de pessoas há apenas algumas semanas.
Os funcionários foram convidados a se inscrever para trabalhar de lá nos dias que desejassem, e Olmstead e sua equipe não sabiam o que esperar.
“Quando abrimos essas vagas e dissemos: ‘Venha se estiver pronto’, em duas horas havíamos preenchido todas elas”, revela.
“Há cerca de 550 pessoas que vão voltar, e mais da metade está pronta para voltar agora. Ficamos surpresos com esse número, e o fato de que tantos funcionários disseram tão rápido: ‘Estou pronto’, indica que as pessoas estão sentindo falta de alguma coisa. ”
O que exatamente elas sentem falta no escritório, acrescenta Olmstead, “varia de acordo com cada pessoa”.
Para alguns, a principal função do escritório é a socialização.
“Eu sei que as pessoas podem conseguir muito disso em suas vidas domésticas”, diz Olmstead, “mas nem todo mundo consegue”.
Para outros, o escritório oferece um ambiente livre de distrações que o home office pode não propiciar.
“Uma pessoa me disse: ‘Tenho filhos pequenos, uma esposa que também trabalha e venho trabalhando no closet do nosso quarto há um ano’.”
“Para algumas pessoas, estar no escritório é uma questão de foco e necessidade de escapar”, avalia Olmstead.
Algumas pessoas simplesmente funcionam melhor em um ambiente estritamente destinado ao trabalho, acrescenta Mark Dixon, fundador e CEO do IWG (International Workplace Group), empresa de espaços para escritórios, com sede no Reino Unido, que conta com mais de 3,5 mil edifícios em 120 países.
“Algumas pessoas conseguem trabalhar de casa e são boas e realmente disciplinadas. Outras se saem muito melhor no escritório”, diz ele.
“Talvez em casa haja muitas interrupções. Pessoalmente, gosto de ir ao escritório porque, se não for, trabalho dia e noite. Poder sair do escritório é uma pausa mental importante.”
Muitas pessoas simplesmente não gostam de trabalhar de casa, afirma Bernstein, ou têm situações de moradia que tornam isso difícil.
“Há espaço para permitir que algumas pessoas, que se sentem mais confortáveis ​​por qualquer motivo em um espaço que não é sua casa, trabalhem de outros lugares.”
“Há algumas pessoas que gostariam de estar em um espaço de coworking ou em um escritório”, completa.
Em outras palavras, ainda precisamos de espaços físicos — alguns deles fora de casa — para fazer nosso trabalho.
“Pessoas e empresas”, diz Dixon, “precisam de algum tipo de base.”
Fim do escritório aberto?
Embora a era do escritório ainda não tenha acabado, o papel que o escritório desempenha na vida dos profissionais está mudando, e parece natural que o layout do espaço mude com ele.
O principal feedback que a liderança da LendingTree recebeu dos funcionários “foi que eles queriam uma variedade de espaços”, revela Olmstead.
“Eles queriam lugares onde pudessem colaborar de diferentes maneiras: cabines, áreas para sentar e tomar uma xícara de café. Espaços de descanso para sentar e conversar. Salas de conferência tradicionais. Locais para onde os introvertidos possam escapar. Espaços em que as pessoas possam se reunir de forma informal.”
O resultado é uma ruptura radical com a planta de “escritório aberto” dominante desde 1906, quando Frank Lloyd Wright projetou o Edifício Administrativo Larkin na cidade de Nova York, nos EUA.
Em vez de um andar amplo repleto de mesas com profissionais debruçados sobre elas, Olmstead conta que os funcionários que estão trabalhando no prédio estão distribuídos em uma grande variedade de salas.
“No momento, posso olhar para os espaços de trabalho e ver cerca de um terço de nossa equipe”, diz ela. “Não sei se [o resto] está trabalhando de casa, ou se está aqui e está na academia ou em uma biblioteca em algum lugar.”
Embora o IWG tenha mais de 8 mil mesas em sua vasta rede de escritórios, Dixon reconhece que um futuro em sua maioria remoto não é apenas possível, mas provável.
“O que já está desaparecendo é ir para a sede de uma grande empresa e ver centenas ou milhares de mesas em um grande edifício, em que as pessoas vão para usar um laptop e um telefone que poderiam usar de onde quer que estivessem”, diz Dixon.
“Essa descoberta ocorreu graças ao experimento científico sem precedentes que aconteceu em todo o mundo, de uma vez só. E funcionou! Sabemos que simplesmente não precisamos mais desse tipo de escritório.”
Vida longa à sede corporativa
Mas isso não significa que as empresas não precisam de escritórios. Na verdade, segundo Dixon, a demanda por espaços para escritórios do IWG aumentou 43% somente nos EUA, em comparação com os números pré-pandemia.
Muitas companhias estão migrando para um modelo “hub and spoke”, ele explica, com vários pequenos escritórios satélite disponíveis para os funcionários e um escritório central simplificado servindo como sede da empresa.
“Os governos ainda exigem que você tenha um endereço físico. Ainda existe um mundo analógico, que exige esse endereço”, diz ele.
“Mas, cada vez mais, é um centro de operações muito menor, com algumas pessoas ajudando a coordenar aqueles que estão trabalhando em todos os diferentes lugares .”
A ideia dessa sede física central, diz Dixon, ainda existirá por um tempo.
Na verdade, ele acha que será um dos últimos vestígios do escritório físico à medida que o trabalho continua a avançar online.
“Por enquanto, o propósito de um escritório ainda é dar identidade à empresa. Substância. Coisas antiquadas”, afirma.
“É um lugar com o nome deles em cima da porta. Dá às pessoas um sentimento de pertencimento. Livrar-se dele é como ter um exército sem um acampamento base. Você precisa ter um local para reunir seu exército.”
E, apesar da recém-descoberta “habilidade” de usar ferramentas de colaboração online, para pessoas que trabalham juntas em direção a um objetivo comum, passar um tempo no mesmo espaço físico pode ser valioso.
“Acreditamos que muitas das melhores colaborações espontâneas tendem a acontecer quando as pessoas se esbarram”, diz Olmstead.
“Acho que se trata da conexão com outras pessoas que fazem o que você faz. Você só pode se conectar até certo ponto pelo Zoom ou por telefone. Acredito que a chama criativa acende mais naturalmente quando as pessoas estão juntas.”
Sempre haverá um benefício em compartilhar o espaço físico com os colegas, diz Dixon, mas a maneira como projetamos e usamos o espaço do escritório precisará mudar para complementar, em vez de oferecer uma alternativa ao trabalho remoto.
Isso pode vir na forma de modelos híbridos que oferecem às pessoas a flexibilidade de trabalhar onde quer que sejam mais produtivas e usar o escritório principalmente para atividades sociais ou colaborativas.
As empresas que acham que podem fazer um retorno de longo prazo ao modelo tradicional, acrescenta Dixon, podem estar se recusando a ver a realidade.
Em uma pesquisa recente conduzida pelo IWG, quase um terço dos profissionais afirmaram que só vão considerar trabalhar para empresas que ofereçam um ambiente de trabalho flexível.
“Esta é uma mudança fundamental e afetará todas as empresas”, diz ele.
“Comparo isso a quando o e-mail foi enviado pela primeira vez. Algumas pessoas disseram não, vou seguir usando o correio e os aparelhos de fax. No fim das contas, todos tiveram que migrar; houve apenas um período de baixa eficiência enquanto eles resistiram. ”
Ele cita a série de televisão The Office, de meados dos anos 2000, que já está assumindo um ar vintage.
“Em 15 anos, se você mostrar The Office para um jovem, terá que explicar a ele o que é esse cenário”, afirma Dixon.
“Será um pouco como filmes antigos ambientados em locomotivas a vapor.”
Mas mesmo assim, ele prevê, os colegas de trabalho estarão se reunindo.
Assim como agora, poderemos fazer a maior parte do nosso trabalho sozinhos atrás de nossas telas. Mas não importa o quão digitalmente dependente seja o futuro, ainda somos criaturas sociais, e o escritório físico — de alguma forma — ainda atende a um propósito.
“Quando alguém diz obrigado pelo Zoom, não é o mesmo que alguém apertar sua mão, fazer contato visual e dizer: ‘Obrigado, eu realmente agradeço isso'”, avalia Dixon.
“Você não pode fazer tudo virtualmente. As pessoas precisam de pessoas.”

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